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EP_064 E-Mail- und Kalender-Automatisierung Automatisierte Meeting-Briefings KI-gestütztes Mitarbeiter-Feedback Datenanalyse ohne Code-Kenntnisse 32 min

3 KI-Workflows: So sparst du täglich Stunden an Arbeit

Vom automatischen Meeting-Briefing bis zur Datenanalyse ohne Code.

Erschienen 22. Juli 2026

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// KI-Zusammenfassung

Diese Episode zeigt, wie Wissensarbeiter und Führungskräfte Künstliche Intelligenz nutzen können, um ihren Vormittag effizienter zu gestalten. Moritz Heininger und Benjamin Wüstenhagen diskutieren konkrete Workflows wie automatisiertes E-Mail-Management mit Superhuman, KI-gestützte Meeting-Vorbereitungen und selbstständige Datenanalysen mittels Python. Der Podcast richtet sich an Manager und Fachkräfte, die praktische KI-Anwendungen in ihren Arbeitsalltag integrieren und zeitraubende Routineaufgaben reduzieren möchten.

// Die eine Idee

“Lass dir von einem KI-Agenten 5 Minuten vor einem Call ein Briefing aus CRM-Daten, E-Mails und Transkripten erstellen, um Vorbereitungszeit zu sparen.

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Kapitel

01
0:00
Intro: Der perfekt vorsortierte Arbeitstag
02
5:13
Das Experiment: Ein Tag voller KI-Workflows
03
8:28
E-Mail-Management und Inbox Zero im Alltag
04
13:24
Posteingang digitalisieren und mit Codex sortieren
05
19:53
Automatisierte Meeting-Briefings in Slack
06
22:09
Feedback-Schleifen verkürzen mit Mentoring-GPTs
07
27:59
Datenanalyse und Data Storytelling mit Python
08
30:02
Finanz-Reporting und Cashflow-Alerts

Shownotes

Dein Arbeitstag beginnt, bevor du überhaupt am Rechner sitzt. Stell dir vor, KI hat deine E-Mails gesichtet, Termine gecheckt und alle wichtigen Informationen über Nacht für dich vorbereitet. So startest du sortiert und handlungsfähig in den Tag, ohne dich durch den morgendlichen Orga-Overload kämpfen zu müssen.

– Ein Slack-Agent liefert dir vor jedem Call ein präzises Briefing aus Kalender, CRM und E-Mails, damit du sofort handlungsfähig bist und keine manuelle Recherche mehr brauchst. – Nutze einen Mentoring-GPT, der Entwürfe deiner Mitarbeiter nach deinen Standards prüft und Feedback diplomatisch formuliert, um Zeit zu sparen und die Teamdynamik zu schonen. – Analysiere CSV-Dateien selbst mit KI, ohne auf das Analytics-Team zu warten oder Python zu lernen, und werde so als Führungskraft datenunabhängig.

In dieser Folge diskutieren Benjamin und Moritz, wie du mit konkreten KI-Workflows deine Produktivität im Arbeitsalltag massiv steigern kannst. Erfahre, wie du E-Mails automatisierst, Meeting-Briefings erhältst und Datenanalysen ohne Code durchführst, um täglich Stunden zu sparen.

⏱ Kapitel

↗ Links

// Lerninhalte der Folge — was du mitnimmst

Erkenntnisse

9:08
Der E-Mail-Client Superhuman ermöglicht schnelles Arbeiten durch Tastatur-Shortcuts und zeitgesteuerte Wiedervorlagen für eine leere Inbox.
20:42
Ein KI-Agent kann fünf Minuten vor einem Meeting ein automatisiertes Briefing aus CRM-Daten, E-Mails und Transkripten erstellen.
27:44
Mit KI können Führungskräfte CSV-Daten selbstständig mittels Python analysieren und visualisieren, ohne auf das Analytics-Team warten zu müssen.
23:49
Ein eigener Feedback-GPT kann Mitarbeitenden erste Rückmeldungen zu Konzepten geben und so Abstimmungsschleifen mit dem Management verkürzen.

// Wortwörtliche Stellen aus dem Gespräch

Zitate

„Stell dir vor, Du kommst morgens an den Rechner und dein ganzer Tag ist schon vorsortiert."

SPEAKER_00 · 0:00
„Nicht, weil Du eine Assistenz hast, sondern weil KI schon durch deine E-Mails gegangen ist, deine Termine kennt, deine Calls kennt und über Nacht alles vorbereitet hat."

SPEAKER_00 · 0:04
„Jetzt kann ich aber selbst Python nutzen. Ich kann die Daten eingeben, ich kann die beschreiben, ich kann die cleanen und kann sie analysieren und kann Data Storytelling machen."

SPEAKER_01 · 27:43

Fragen

Was ist Superhuman und welche Vorteile bietet dieser E-Mail-Client im Arbeitsalltag? ▾

Superhuman ist ein kostenintensiver E-Mail-Client, der speziell auf Schnelligkeit ausgelegt ist. Er lässt sich komplett ohne Maus über Tastatur-Shortcuts bedienen. Zudem bietet er Funktionen wie zeitgesteuerte Wiedervorlagen, wodurch E-Mails erst dann wieder in der Inbox erscheinen, wenn sie tatsächlich bearbeitet werden müssen, was das Erreichen von Inbox Zero erleichtert.

Wie lässt sich die Vorbereitung auf Meetings mithilfe von KI-Agenten automatisieren? ▾

Ein KI-Agent kann so eingerichtet werden, dass er den Kalender überwacht und fünf Minuten vor einem externen Call ein automatisiertes Briefing in Slack sendet. Dafür zieht sich die KI relevante Informationen aus CRM-Systemen wie Hubspot, vergangenen E-Mails und Transkripten, um wichtige Details über den Gesprächspartner und dessen Unternehmen zusammenzufassen.

Wie können Führungskräfte KI nutzen, um komplexe Datenanalysen ohne Programmierkenntnisse durchzuführen? ▾

Mithilfe von KI können Manager CSV-Dateien direkt analysieren, indem sie die Daten beschreiben, bereinigen und auswerten lassen. Die KI nutzt im Hintergrund Python, um die Analysen auszuführen und verständliches Data Storytelling zu betreiben. Dadurch entfällt das Warten auf spezialisierte Analytics-Teams, und ungenutzte Datenbestände im Unternehmen können sofort ausgewertet werden.

Was versteht man unter einem Feedback- oder Mentoring-Agenten für Mitarbeitende? ▾

Ein Feedback-Agent ist ein selbst gebauter GPT, den Führungskräfte ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen können. Bevor diese ein Konzept oder eine Präsentation mit dem Manager besprechen, laden sie ihre Arbeit im GPT hoch. Der Agent gibt ein erstes, strukturiertes Feedback basierend auf den Vorgaben des Managers, wodurch Abstimmungsschleifen deutlich verkürzt werden.

Weitere 5 Fragen aus dieser Folge ▾

Wie kann ich mich mit KI automatisch auf Meetings vorbereiten lassen? ▾

Du kannst einen Slack-Agenten nutzen, der deinen Kalender kennt und vor dem Termin Daten aus deinem CRM, alten E-Mails und Transkripten zieht. So erhältst du wenige Minuten vor dem Call ein fertiges Briefing und sparst dir die manuelle Recherche auf Plattformen wie LinkedIn.

Wie analysiere ich Unternehmensdaten, ohne auf das Analytics-Team zu warten? ▾

Du kannst CSV-Dateien direkt in KI-Tools laden und dir über Python-Skripte die Daten bereinigen und auswerten lassen, ohne selbst programmieren zu können. Um das Wissen im Team zu teilen, lassen sich die Regeln und Heuristiken für solche Analysen in einem zentralen GitHub-Repo speichern.

Wie hilft ein KI-Agent dabei, das Feedback an Mitarbeiter zu verbessern? ▾

Du baust deinen eigenen Mentoring-Agenten, der erste Entwürfe deines Teams nach deinen Standards bewertet, bevor sie zu dir kommen. Das spart dir ständige Feedbackschleifen und verpackt dein oft zu direktes Feedback diplomatischer, was die Teamdynamik schont.

Wie behalte ich den Cashflow im Blick, ohne mich täglich in DATEV einzuloggen? ▾

Du kannst automatisierte Alerts einrichten, die deine Konten checken und dich bei Unterschreiten eines bestimmten Niveaus direkt in Slack warnen. Alternativ wirfst du deine BWA und Kreditorenlisten in ein Modell wie Claude, um dir die Entwicklungen als Dashboard anzeigen zu lassen.

Wie erreiche ich Inbox Zero, wenn ich täglich hunderte E-Mails bekomme? ▾

Nutze E-Mail-Clients wie Superhuman, die sich komplett über Tastatur-Shortcuts bedienen lassen und E-Mails erst dann wieder vorlegen, wenn du sie wirklich bearbeiten musst. Ergänzend kannst du Tools wie Co-Decs einsetzen, um eingehende Post automatisch zu sortieren und Antworten vorzuformulieren.

Zum Teilen

// 7 share-worthy

Die stärksten Aussagen dieser Folge — als Text, Link oder fertige Bild-Card zum Posten.

// Erkenntnis
“Lass dir von einem KI-Agenten 5 Minuten vor einem Call ein Briefing aus CRM-Daten, E-Mails und Transkripten erstellen, um Vorbereitungszeit zu sparen.
// Erkenntnis
“Nutze KI, um CSV-Daten selbst mit Python zu bereinigen und zu analysieren, anstatt tagelang auf das Analytics-Team zu warten.
// Erkenntnis
“Nutze Tools wie Superhuman oder KI-Agenten, um E-Mails aus der Inbox zu verbannen und nur dann anzeigen zu lassen, wenn Du sie wirklich bearbeiten musst.
// Erkenntnis
“Baue einen eigenen GPT als 'Mentoring Agent', der Mitarbeitenden erstes Feedback auf Konzepte gibt, bevor sie damit zu dir kommen.
// Zitat
“Stell dir vor, Du kommst morgens an den Rechner und dein ganzer Tag ist schon vorsortiert.
// Zitat
“Nicht, weil Du eine Assistenz hast, sondern weil KI schon durch deine E-Mails gegangen ist, deine Termine kennt, deine Calls kennt und über Nacht alles vorbereitet hat.
// Zitat
“Jetzt kann ich aber selbst Python nutzen. Ich kann die Daten eingeben, ich kann die beschreiben, ich kann die cleanen und kann sie analysieren und kann Data Storytelling machen.

Anleitungen

Automatisiertes Meeting-Briefing in Slack einrichten

Erstelle einen Slack-Agenten, der dich vor jedem Kundentermin automatisch briefiert, indem er Kalender, CRM und E-Mails scannt.

01

Verbinde deine Datenquellen

Verknüpfe deinen Kalender, dein CRM wie HubSpot und deine E-Mails mit dem KI-Agenten, damit er alle relevanten Daten scannen kann.

19:53
02

Richte die Slack-Integration ein

Lass dir das automatisierte Briefing direkt als Direktnachricht in Slack schicken, um dich vor jedem Call schnell vorzubereiten.

19:53
03

Nutze Codex für die Automatisierung

Verwende ein Tool wie Codex, um die Schnittstellen zu deinem Kalender und anderen Systemen in wenigen Minuten einzurichten.

19:53

Einen eigenen Feedback- und Mentoring-GPT bauen

Erstelle einen virtuellen Feedback-Agenten, der Entwürfe deines Teams nach deinen Standards vorprüft und dein Feedback diplomatisch verpackt.

01

Erstelle einen eigenen GPT-Agenten

Baue einen speziellen Mentoring- oder Feedback-GPT, den du direkt an deine Teammitglieder verteilen kannst.

22:09
02

Definiere den ersten Feedback-Schritt

Lass deine Mitarbeiter ihre Entwürfe oder Konzepte zuerst in den GPT eingeben, um grobe Fehler vorab zu filtern.

22:09
03

Formuliere das Feedback diplomatisch

Nutze den Agenten als emotionalen Puffer, um dein Feedback freundlicher und annehmbarer zu verpacken.

25:02